Numérisation des archives départementales
de la Haute-Savoie

Installation d’un atelier sur site

PROJET

Depuis 2011, Azentis a travaillé à plusieurs reprises pour les Archives départementales de Haute-Savoie. Ces différentes campagnes de numérisation ont pour objectifs principaux de protéger les documents originaux tout en donnant au public un accès facilité via leur diffusion sur le site Internet des Archives.
Cette mise en ligne est l’aboutissement d’un travail de collecte, de classement, de restauration et de numérisation des fonds.

CONTEXTE

Avec 23 kilomètres linéaires de documents, conservés sur des supports très hétérogènes (parchemin, papier, support électronique) et couvrant une multitude de sujets depuis le XIe siècle jusqu’à nos jours, les Archives départementales mettent à disposition un patrimoine unique.

Les registres d’Etat civil et les tabellions sont les documents les plus consultés par les généalogistes et les visiteurs intéressés par l’histoire régionale. Le terme tabellion désigne dans les Etats de Savoie des XVIIIè siècles l’ensemble des actes enregistrés. L’insinuation, instaurée par l’édit du 28 avril 1610, vise à assurer la publicité et l’authenticité des actes émanant aussi bien de particuliers que de communautés d’habitants ou de corps divers afin de garantir une certaine transparence par le biais d’un contrôle strict. Les actes publics passés devant notaire n’avaient aucune valeur, notamment judiciaire, s’ils n’étaient insinués. de France. En 2016, on comptait plus de 130 619 documents numérisés.

Parmi les fonds numérisés, on compte celui de la collection Payot, riche d’une dizaine de milliers de livres et manuscrits sur la montagne et d’environ 2500 œuvres, principalement des estampes (gravures, lithographies monochromes ou colorées des XVIII^e et XIX^e siècles) et une collection plus modeste de tableaux et de dessins.

PRÉSENTATION

Pour les différents marchés conclus avec les Archives départementales de la Haute-Savoie, Azentis a, à chaque fois, installé un atelier de numérisation sur site, dans les locaux alloués par les archives. Cet atelier était, selon le projet, constitué de plusieurs postes de travail. Tous équipés de table de numérisation adaptés aux types de documents manipulés.

Le responsable technique et le chargé de production ont été confronté à 3 principales contraintes dans ce projet : il fallait veiller à l’intégrité des documents, obtenir une lisibilité maximum des documents et mettre en place une chaîne de traitement fluide.

Les documents étaient dans un état de conservation globalement bon. Cependant, les mêmes détériorations étaient visibles sur certains : reliures abîmées dues à une consultation intensive, des pages présentant des déchirures, froissements ou pliures, pages fragilisées par l’acidification.
Le poste de travail a été conçu de manière à ne pas abîmer les documents et à préserver ceux déjà en mauvais état. Les opérateurs d’Azentis sont notamment très vigilants aux contraintes d’ouvertures des ouvrages. Des dispositifs spécifiques sont installés pour permettre une ouverture à 90° ou 120° maximum des documents reliés.

Pour les documents comportant de nombreuses pages, nous pouvons êtres confrontés à des problèmes de bombement et de disparition de l’information dans les fonds de cahier. C’est un problème récurrent que l’on retrouve beaucoup dans les tabellions.
Nos tables de numérisation sont donc aménagées pour éviter le plus possible ces contraintes de prises de vue. Toujours en préservant les documents. Pour obtenir des images de qualité, contenant le plus d’information possible, nous apposons sur les documents des vitres dont la pression est contrôlée tout au long de la manipulation.
Les marchés conclus avec les Archives départementales représentent toujours d’importantes quantités d’images à numériser. Nous constituons des équipes de 4 à 5 personnes, compétentes, motivées et rigoureuses composées de photographes et de spécialistes de l’images chargés du contrôle de la qualité des images. Le Chef de projet compose une chaîne de traitement fiable et un rythme de livraison fluide.
En 2017, les Archives départementales ont de nouveau choisi Azentis pour la numérisation de ses archives patrimoniales. Nous avons installé un atelier de numérisation de 4 personnes début juin pour le traitement de registres, de tabellions, de plans cadastraux du XXè siècle et de plans de l’Office national des forêts.